Cuando tu cobranza no es escalable

Cuando tu cobranza no es escalable tu compañía tiene un obstáculo muy grande para crecer y para poder aportar datos valiosos al área de riesgos y crear un círculo virtuoso.


Entonces aquí voy a platicarte cómo hacer escalable tu cobranza y que a su vez sea eficiente y efectiva.

¿Que es el Proceso de cobranza eficiente o efectiva?, ¿Como hacer el proceso de cobranza eficiente o efectiva?

El proceso de cobranzas eficiente o efectiva tiene por misión transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa.

El proceso de Cobranzas eficiente o efectiva, se basa en un proceso ordenado de pasos o etapas , que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco.

Todo proceso de cobranza debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranzas.

Como resultado, en base a estos indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobranza, ejecutando un plan de cobranza y haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranza.
 
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Definición del proceso de cobranza

El proceso de cobranza, es el proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por concepto de venta de un producto o servicio. El proceso de cobranza incluye:
  • Gestión de documentos, facturas
  • Gestión de Pagarés
  • Gestión de Valores
  • Políticas
  • Indicadores
  • Reportes
  • Proceso o workflow

La utilización de Políticas, Indicadores y Reportes permiten organizar y recuperar la cartera vencida de cobranza

La utilización de políticas, indicadores y reportes de cobranza, permiten medir el desempeño y son el marco a partir del cual podemos planificar la gestión de cobranzas y ejecutarla mediante una estrategia de cobranza.

Eso permitirá definir y estandarizar procesos de cobranza, medirlos y controlarlos.

Los pasos para hacer el Proceso de Cobranza en forma eficiente o efectiva:

  • Organizar la gestión de información relevante de deudas para agilizar las cobranzas.
  • Definir las Políticas, Técnicas, Procesos y Reportes de Cobranzas mediante un plan de cobranza.
  • Automatizar el proceso de contacto con el cliente mediante un sistema de cobranza.
  • Automatizar el envío de recordatorios mediante un proceso automatizado de avisos.
  • Coordinar a nuestro equipo de trabajo, para facilitar la gestión y recuperación de la cartera de cobranzas.
  • Coordinar acciones y negociaciones que aplicaremos sobre los clientes morosos.
  • Darle herramientas al equipo de gestión, basada en un plan y estrategia de cobranza.
  • Utilizar reportes de cobranza basados en indicadores o KPI´s de cobranzas para poder ajustar las estrategias de cobranzas.

¿Cómo hacer el proceso de cobranza eficiente o efectiva?

En Kobra hemos volcado más de 10 años de experiencia y el feedback recibido por clientes en la gestión de cobranzas para ayudar a cientos de clientes en toda latinoamérica, hemos volcado esa experiencia para realizar esta guía, que podrá utilizar sin importar el tipo de cliente moroso que tenga.

Sea mayorista, minorista o del tipo comercial o financiero. Contamos con clientes en Bancos, telcos, fintechs y empresas comerciales por supuesto.

Esperamos poder ayudarlo a implementar un proceso de cobranza eficiente. Por último, al final del artículo, le comentamos de qué forma estamos ayudando a todo tipo de empresa a gestionar la cobranza.

Las 5 etapas para realizar el Proceso de Cobranzas eficiente o efectiva:

  • Proceso y análisis de la información de cobranzas, organizar y validar la información posteriormente.
  • Segmentar de la cartera de cobranzas y organizar los clientes a gestionar mediante un plan de cobranzas
  • Definir y automatizar las estrategias de cobranzas y de contacto a los clientes mediante un proceso de avisos digitales.
  • Ejecutar la campaña de contacto, basado en la estrategia predefinida de cobranza, de acuerdo al plan de cobranza
  • Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestión del proceso de cobranza.

¿Cómo coordinar y realizar el proceso de gestión de cobranzas eficiente?

El proceso de cobranzas eficiente, se logra coordinando el equipo de trabajo, con el conjunto de acciones y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de créditos o deuda vencidos.

La base del Proceso de cobranzas es la coordinación. Es por eso que debemos automatizar el envío de mails, SMS, o WhatsApp dentro de una estrategia integrada y coordinada, controlada por un plan de cobranza.

Que permita la autogestión de los clientes mediante la utilización de Landing pages y chatbots de whatsapp.

La falta coordinación, de comunicación e integración entre los distintos equipos y áreas de la empresa, sumado al deficiente contacto con los clientes morosos hace que el proceso de cobranzas sea arduo.

Si a esto le sumamos que su equipo se encuentra trabajando en forma remota, coordinar la cobranza mediante un proceso organizado, se vuelve fundamental.

Las 5 Etapas para hacer o realizar un Proceso de Gestión de Cobranza Eficiente.

Procesar y analizar la información de cobranza, organizar y validar la información

  • Disponer de una política documentada. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos
  • Ese procedimiento debe ser conocido y utilizado por el área de cobranzas
  • El proceso de cobranza se inicia en el momento que se emite la factura
  • La política debe incluir un proceso previo de análisis crediticio
  • La validación de datos de facturación, con los detalles que eviten la impugnación
  • Incluir un proceso de aceptación de la factura
  • Tener el OK de el proceso comercial de orden de pago con una orden de compra previa
  • Especificar los medios de pago y su recepción.

Segmentar de la cartera de cobranza. Organizar los clientes a gestionar

  • El equipo de gestión y las acciones automáticas de contacto se deben concentrar en los clientes que más impacto tendrán para la cobranza
  • La segmentación es el paso previo a interactuar con nuestros clientes, es un paso muy importante debido a que la estrategia de gestión de cobranza, la aplicaremos sobre los clientes previamente segmentados.

Definir y automatizar la estrategia de contacto, de avisos y reclamos con los canales y la priorización de contacto de los clientes para realizar una cobranza eficiente.

  • La estrategia de cobranza permite definir las acciones a aplicar en cada segmento o etapa de gestión.
  • Los clientes van evolucionando en las distintas etapas de gestión y los recursos se van a ir asignando para maximizar la gestión en cada una de ellas, minimizando los costos a fin de realizar una asignación inteligente de los recursos.
  • Debemos comenzar analizando los recursos con los que contamos pues definen el marco de gestión y su alcance.
  • Los canales de comunicaciones con los que disponemos.
  • Automatizar los canales digitales, coordinando SMS, mail, chatbot de WhatsApp.
  • Utilizar las llamadas personales como complemento.

Ejecutar la campaña de contacto, basado en la estrategia predefinida

  • Eligiendo los canales en que queremos contactarlos y la coordinación y seguimiento a las acciones previas.
  • De esta manera, elegir con mayor precisión los canales de comunicación y las soluciones de pago que más se ajusten a sus necesidades.
  • Contactar a los clientes por distintos canales coordinados, automatizados, incluyendo chatbots de WhatsApp y llamadas telefónicas.
  • Gestionar con todos lo canales de contacto en forma omnicanal, respetando el plan de cobranzas.
  • Que incluya las llamadas telefónicas en base al status de cada cliente y las prioridades en la cobranza.
  • Controlar el plan de cobranza de acuerdo a la definición estratégica.

Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestión del proceso de cobranza

  • Todo proceso de cobranzas debe ser medido y controlado.
  • Utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranzas.
  • En base a estos indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobranzas
  • Haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranzas.

Medir y mejorar las cobranzas, hacer eficiente proceso de gestión de cobranza

Todo proceso de cobranza debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranzas.

En base a estos indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobranza, haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranza.

Los beneficios más importantes de realizar un proceso de cobranzas en forma organizada y efectiva son:

  • Automatizar la gestión de cobranzas en forma efectiva.
  • Contactar con inteligencia previa a sus clientes.
  • Interactuar con ellos y ahorrar permitiendo la autogestión mediante chatbots o portal de clientes.
  • Coordinar los canales digitales de contacto mediante estrategias preestablecidas, recurrentes y automáticas.
  • Aplicar las políticas y procesos de contacto definidas
  • Automatizar la estrategia de cobranzas y el trabajo remoto.
    • Estableciendo el orden y la priorización.
    • La distribución de tareas.
    • La supervisión de sus colaboradores.
    • Medir la gestión individual mediante tableros y reportes.

Fuentes:

https://debitia.com.ar/proceso-de-cobranza-eficiente/
https://icmcredit.com/whitepaper_doc.php?wpi=44-Acciones-recomendadas-para-cuidar-la-cartera-de-credito-empresarial.pdf
https://icmcredit.com/whitepaper_doc.php?wpi=40-La-estrategia-parte-fundamental-en-la-cobranza.pdf